Hasta no hace mucho tiempo, el Departamento de compras de las empresas no era más que un departamento ajeno al resto de departamentos y cuya máxima era exprimir a los proveedores y como mucho firmar acuerdos de nivel de servicios.
Esto empezó a cambiar comenzando por las grandes empresas, y en este momento el Departamento de Compras está logrando una posición importante dentro de las organizaciones, y se está reflejando también en las organizaciones más pequeñas, y las PYME están profesionalizando la gestión de compras.
Y es que, si las compras están descentralizadas en silos en los que cada departamento compra lo que necesita (o cree necesitar) sin tener en cuenta criterios de tesorería, condiciones de pago, necesidades reales, o no aprovisionarnos por exceso o por defecto, así como las consecuencias directas que tiene en la distribución o procesos de fabricación… los efectos suelen ser caóticos.
¿En qué consiste profesionalizar un Departamento de compras?
· Disponer de profesionales que tengan experiencia en compras, negociación y que tengan capacidad para alinearse con el resto de las áreas de la empresa. Esto se puede con una ampliación del Departamento de Compras , formando al personal que ya se tiene, y/o subcontratando especialistas a consultoras especializadas en compras, para que nos ayuden en objetivos específicos.
· Estos profesionales deben conocer y estar alineados con el plan estratégico definido por la empresa y aportar acciones desde el primer eslabón de la cadena de suministros.
· Deben realizar un análisis pormenorizado de todas las compras de productos y catalogarlos según el impacto que tienen en la actividad de la empresa y los riesgos de suministro.
· Detectar cuales son los cuellos de botella, y poner énfasis en los puntos críticos, comenzando por los “quick wins”, es decir, todos aquellos que con un esfuerzo sencillo, nos permita conseguir resultados importantes, tanto en términos económicos como de reducción de riesgo.
· Deben buscar y encontrar a los mejores proveedores, pero como anteriormente exponíamos comenzando por aquellas categorías que se consideren críticas para la organización. Hay innumerables formas de llegar hasta ellos: redes sociales profesionales, visitas a ferias, a través de contactos y mucho networking.
· Solicitar ofertas primero de información y después de cotizaciones.
· Preseleccionar aquellos que se estimen más adecuados, pero siempre considerando más variables que el precio, plazo y calidad de producto. ¿Qué nos puede aportar como novedades y valor? Si nos convertimos en clientes importantes para ellos, seremos de los primeros a los que se nos presentarán novedades y mejoras. No estas tienen que ser detectadas desde dentro de la organización. Los proveedores, son especialistas en sus productos / servicios.
· Dejar claro con lo proveedores cuales son las especificaciones del producto y del servicio (plazos estándar, nivel de calidad aceptado, consecuencias de desviaciones…)
Y si dichos profesionales están realizando bien su función, el efecto lo deberemos no solamente a nivel de coste de los materiales y servicios, sino también en los objetivos compartidos, de financiación, plazos de servicio de proveedores, nuestros propios plazos de servicio, reducción de costes de no calidad…
Además, dentro del área de compras hay que distinguir claramente dos funciones: 1 COMPRAS y APROVISIONAMIENTOS.
Compras se debe considerar como un función estratégica de la empresa para detectar lo mejor del mercado en cualquier inversión, mientras que, aprovisionamientos es una función operativa, cuyos responsables son los encargados de analizar las informaciones de stocks, rotaciones, y ventas, para que, asesorados por una herramienta de planificación de la demanda, se compre en función de lo que se vende, y ajustado al momento en que se vende, y considerando las posibles incidencias que se pueden presentar. En resumen, disminuir la rotura de stocks, pero también disminuir las pilas de stocks sin rotación, y a la vez impactar en la experiencia del cliente y ganar confianza en la empresa.
El objetivo es maximizar la rotación al máximo y reducir el apalancamiento financiero de un stock con un valor determinado que según la tipología de producto tiene una mayor o menor riesgo de obsolescencia, y consecuentemente pérdida de valor o “posibles muertos” que pueden quedar momificados si no se detectan a tiempo y se toman acciones para deshacerse en la última fase del ciclo de vida del producto.
El otro punto muy importante es estar muy alineados con los departamentos de logística para el que el producto venga con un packaging adecuado y optimizado para la gestión de almacenes, siendo imprescindible que esté bien identificado para poder utilizar sistemas avanzados de movimiento de almacenes, preparación de pedidos de venta, y devoluciones (principal ladrón de tiempo en operaciones que no aportan valor).
Según lo expuesto, cada empresa aun siendo distinta según sus procesos y mercado, debe quedarnos claro que la optimización de las compras, conlleva directamente una mejora de competitividad. De esta manera, una reducción del precio de compras en un 10% puede impactar más sobre el beneficio, que un incremento de ventas del 60% aproximadamente. Preguntémonos qué es más sencillo de conseguir.
Y en los mercados competitivos que vivimos, este alineamiento con ventas es totalmente imprescindible. De nada sirve tener el mejor producto, si no tiene un precio competitivo. La venta se vuelva complicadísima, o peor aún disminuye y/o no se logra vender un producto o servicio que se considera clave y estratégico.
Por otra parte, el mercado online viene a aportar más complejidad a la gestión de proveedores y servicio, por la exigencia en la inmediatez, experiencia de usuario y guerra de precios si tus competidores son los grandes.
Es momento de tomar las riendas y optimizar el departamento de compras de tu empresa, darle la importancia que requiere este Departamento y conectarlo de forma efectiva con el resto de departamentos. Hay mucho por evolucionar y la infinidad de herramientas que existen para ayudar en el proceso es enor