SITUACIÓN INICIAL
La empresa dispone de un “saber hacer” muy importante y por ello se mantiene en el mercado desde de los años sesenta, cuando la cerámica estaba en pleno auge. En la actualidad, esa técnica y experiencia la han mantenido, pero aquellos años todavía se respiran en sus instalaciones. A pesar de disponer de ordenadores, el trabajo “manual” es lo más habitual en todos los departamentos.
La dirección sabe que necesita un cambio pero no sabe por dónde empezar puesto que los problemas le llueven por todas partes.
PROPUESTA
Cuando los problemas son tantos que no dejan ver nada, nuestro sistema de trabajo es empezar desde abajo, “pisar” fábrica, hablar con el personal y formar parte de la problemática diaria, pero siempre con un objetivo.
Mirando la fábrica desde arriba, se ve que todo fluye, la producción funciona y todo el mundo trabaja. Pero al preguntar por las producciones, nadie sabe responder. No hay un responsable de producción y todo el peso recae en la dirección. Así que ese es nuestro objetivo: marcar producciones y obtener resultados.
SITUACIÓN INICIAL
El inicio de un trabajo de tal envergadura es delicado, puesto que todo el mundo espera resultados cada día. Por tanto, lo primero que se hizo fue marcar un plan de trabajo, definirlo lo más exactamente posible y comunicarlo a todos los departamentos en una reunión inicial. De esta forma nadie pregunta, no hay malentendidos y todo el mundo sabe lo que se está haciendo.
A grandes rasgos, el plan de trabajo era el siguiente:
– Definición de la estructura organizativa de la empresa
– Definición de procesos de trabajo. Especialmente la gestión de pedidos
– Toma de tiempos de trabajo de todos los procesos
– Relación entre Laboratorio y Producción
– Sistema de planificación del trabajo.
El proceso de trabajo es básicamente el siguiente:
Una vez recibido el pedido, hay que preparar el producto que está formado por varios componentes a través de una fórmula que prepara Laboratorio. La sección de compras se encarga de que siempre haya materiales suficientes en los almacenes.
Producción prepara el producto en la llamada sección de Bombos y una vez terminado, Laboratorio da el visto bueno. Si es correcto, pasa a los atomizadores donde se seca el producto. También aquí interviene el Laboratorio, por lo que la relación entre ambos departamentos ha de ser muy fluida.
Cuando hay un pedido, no se fabrica exactamente la misma cantidad pedida sino que siempre hay cantidad de más que al final pasa a los almacenes.
El funcionamiento de los almacenes es básico y su control primordial.
Siguiendo cada uno de los pasos del proceso, se fueron viendo las deficiencias que había y tomando soluciones de mejora.
PLAN DE TRABAJO
Para conocer el proceso de producción, lo primero que se hizo fue entrar en cada una de las secciones, analizar el sistema de planificación y tomar acciones de mejora.
Sólo había un encargado de fábrica que se ocupaba de que todo el mundo estuviera trabajando y poco más. Conforme se fueron tomando tiempos de trabajo, se montó un sistema informático de planificación y control de la producción donde se introducían los pedidos y los partes de trabajo. Por una parte se sabía la carga de trabajo en cada sección y se planificaban los pedidos de una forma sencilla según las instrucciones de dirección. Por otra se introducían los partes de trabajo lo cual nos daba los rendimientos de trabajo y las producciones en las máquinas.
Al conocer la carga de trabajo, se sabían las fechas de entrega y conforme entraban los pedidos, ya se daban fechas se servicio.
Otro punto importante era el mantenimiento. Se trataba de instalaciones con muchos años de recorrido que necesitaban mucho mantenimiento y sobre todo preventivo. Se preparó un sistema informático de gestión de mantenimiento y con el operario de más experiencia se montó el departamento. Como se sabían las horas de trabajo de las máquinas, se montó un sistema de mantenimiento preventivo.
Conociendo los tiempos de trabajo, el siguiente paseo era montar un sistema de costes de producción. A partir de la información de la dirección, se calcularon costes por tipo de producto puesto que se conocían todos los procesos de fabricación.
RESULTADOS
Al final de nuestra intervención, los resultados fueron los siguientes:
– Establecimiento de un sistema de planificación del trabajo, con definición de tiempos estándar para todos los procesos.
– Cálculo de rendimientos del trabajo
– Puesta en marcha de un departamento de mantenimiento con un sistema informático de gestión del departamento.
– Puesta en marcha de un sistema de reuniones por departamentos para el planteamiento de problemas y sus soluciones con responsables y plazos.
– Puesta en marcha de un nuevo ERP para la gestión de la empresa. Fue la parte más importante de todo el proceso puesto que con ello se centralizaba todo el trabajo que hasta entonces se llevaba de forma muy manual.
– Instalación de terminales informáticos en los puestos de trabajo para reportar las producciones al momento y tener la información en tiempo real.
– Establecimiento de un sistema de costes de producción.
– Cuadro de mandos para la dirección con indicadores en tiempo real de producción y mantenimiento.
Este proceso duró dos años con nuestra participación y se dejaron las bases para la mejora. Actualmente somos asesores para temas puntuales y pequeñas intervenciones para avanzar en su proceso de modernización.
