Gestión comercial basada en datos: implantación de CRM

Antiguamente el único que conocía al cliente era el Comercial, y la única medida de su gestión eran las ventas. Esto forma de funcionar tiene muchos inconvenientes, pues además de que genera una dependencia total de dicho Comercial en la gestión, con el riego consiguiente ante bajas o abandonos del equipo. Además, hay comerciales que realmente no están abriendo mercado, sino que han tenido la suerte de heredar una buena cartera que se limitan a administrar, o que han tenido la suerte de llegar a la empresa en un buen momento de catálogo de producto, con lo cual no venden, les compran, y además reciben comisión por ello.

Un buen Director Comercial, ha de sacar el máximo rendimiento a su equipo, para lo que necesita datos. La mejor forma de tenerlos es centralizarlos a través del sistema de información de la empresa: el ERP, concretamente en uno de sus módulos que se conoce como CRM (Customer Relationship Management).

Por medio del CRM, todos los comerciales, documentan TODAS las interacciones con los clientes: nuevos contactos, quien es quien dentro de las empresas contactadas, datos de los mismos, enlace o inclusión de los correos intercambiados, citas previstas, informe de las visitas realizadas, ofertas emitidas, cuantificación de las ofertas pendientes de aceptación…

Esto puede parecer difícil de conseguir, pero en realidad no lo es. Hoy en día Incluso los comerciales más veteranos se suelen manejan con un smartphone, lo cual permite que se puedan manejar bien con una tablet. Es esa tablet se les puede proporcionar todos los datos necesarios para su trabajo: datos de los clientes, facturación que llevan en el mes (y comisiones), pedidos en marcha de sus clientes, catálogo digital, posibilidad de pasar directamente los pedidos a fábrica, información de stock, información online de fecha de servicio estimada para pedidos…

A cambio les vamos a pedir que todas las gestiones que realicen, las documenten en la tablet cuando estén fuera, o en el PC, que es más cómodo, cuando estén en la oficina.

Una vez que implantado este sistema, el Director Comercial tiene permanentemente a mano los datos acerca de: qué esfuerzo le está dedicando cada uno de los miembros de su equipo a visitas nuevas, visitas de clientes de cartera, atender reclamaciones, previsión de ventas, tendencia en las ventas.

Todo esto lo sacamos de combinar los datos de la gestión de los comerciales (como por ejemplo visitas, u ofertas emitidas), con los datos del proceso de negocio en el ERP (como stocks o pedidos recibidos). Y la forma perfecta de manejarlo es con un cuadro de mando montado con herramientas de Business Intelligence, que permiten profundizar sobre los datos sobre la marcha, según hace falta en una reunión.

Actualmente existen muchas soluciones de software de este tipo, pero no se implantan por diversas razones: “mi ERP no lo lleva”, “me lo venden aparte pero no se como conectarlo”, “no tenemos tiempo para ocuparnos de implantar el proyecto”, “no sabemos que solución nos conviene más”…

Por ello HEELFE propone a las empresas que lo necesitan, hacerse cargo del proyecto: diseñando con el equipo comercial los requerimientos del sistema, buscando soluciones de software adecuadas, ayudando a la empresa a tomar una decisión objetiva y coordinando empresa y proveedores de software durante su implantación.