KPIs en las empresas del futuro
Hoy en día casi todas las empresas, incluidas las PYMES trabajan con indicadores, puesto que el entorno actual es demasiado competitivo para permitirnos funcionar de otra forma. Otra cosa es que los indicadores elegidos sean suficientes o adecuados para gestionar adecuadamente la empresa.
Por ello vamos a hablar de los KPI (key performance indicator), o lo que es lo mismo INDICADORES CLAVE DEL NEGOCIO, distinguiéndolos del resto de indicadores que, aun siendo necesarios y base para los KPI, no tienen el mismo uso/importancia en la gestión de la empresa.
Y es que cuando empezamos a medir, se nos ocurren cuarenta cosas que son relevantes para vigilar y mejorar las operaciones de cualquier departamento de la empresa, y comenzamos a crear decenas de indicadores que nos van cambiar la vida.
Esto se complica ¿Verdad?…¿No os empieza a recordar la cabina de un avión?
Pero con ello corremos el riesgo de que los árboles no nos dejen ver el bosque. Porque al final el objetivo final de una empresa es “ganar el máximo dinero posible DURANTE EL MAYOR TIEMPO POSIBLE”, y para conseguirlo tenemos una estrategia. Esta estrategia puede consistir en tener un buen precio, o uno buenos tiempos de entrega, o un buen producto/servicio EN NUESTRO SECTOR. Pero nos tenemos que centrar en algo si queremos destacar dentro de nuestro sector. Es casi imposible ser el mejor en todo.
Además, para implementar la estrategia, ponemos en marcha acciones o proyectos. Nuevo lanzamiento de productos, entrada en nuevos sectores, programas de reducción de costes, mejoras en la logística… Y aquí es donde entran en juego los KPI:
Los KPI tienen que responder a las siguientes preguntas:
- ¿Estamos ganado dinero?
- ¿Con qué productos?, ¿con qué clientes?
- ¿Cómo evolucionamos frente a la competencia?: ¿estamos mejorando en precio/coste? ¿estamos mejorando nuestros plazos de servicio?, ¿es nuestro producto o servicio mejor?
- ¿Cómo están yendo nuestros proyectos o acciones?: ¿está funcionando bien los nuevos productos?, ¿ganamos dinero en los nuevos mercados?, ¿está siendo mas eficiente nuestra fábrica?…
Con esto, ¿queda más claro si llevamos un buen rumbo?
Son preguntas sencillas, y frecuentemente “fáciles” de medir. Lo que no es fácil es cambiar el “rumbo”. Es decir, por ejemplo, podemos darnos cuenta de que no estamos ganando dinero y que se debe a una línea de producto, pero ¿por qué?: ¿es por un producto en concreto?, ¿está mal diseñado y tenemos muchas devoluciones?, ¿estamos invirtiendo más horas de proceso de las previstas?, ¿tenemos desviaciones en los consumos?…
Para responder a estas preguntas y enderezar el rumbo, los Jefes de Departamento ha de disponer de datos e indicadores, son lo que algunos llamamos indicadores de control, y son mucho mas extensos y detallados que los KPI. Pero se crean por los Directores de Departamento para explicarse a ellos mismos y a Gerencia los “¿por qué?” y para saber dónde corregir.
Al final acabamos con una estructura de indicadores como esta:
Donde Gerencia vigila el rumbo por medio de los KPI, los cuales son consecuencia y tiene su explicación en los Indicadores de Departamento e indicadores de control.
Esto que es lógico y extremadamente útil puede llegar a ser muy difícil de diseñar, implementar y MANTENER!!!, lo cual nos lleva a buscar medios especiales para conseguirlo. Estos medios en la época de la TRÁNSFORMACIÓN DIGITAL, están claros:
- Los datos han de ser registrados de forma automática por los distintos sistemas informáticos de la empresa (ERP, sistema MES, CRM…)
- Los datos se integran en un mismo sistema para unificar estos datos y crea los indicadores. Estamos hablando de las distintas herramientas de Business Intelligence, como pueden ser por ejemplo Power BI, Qlik Sense o Tableau
