En la contabilidad financiera restamos de las ventas los costes de operación y obtenemos el margen de las operaciones. Si además, tenemos un sistema de escandallos para calcular los precios, podemos saber el margen teórico que tiene la venta de cada uno de los productos según su escandallo y la tarifa. Pero la realidad es un poco más compleja.
En el día a día ocurren cosas como estas:
- Hay productos con más problemas de calidad y desperdicios que otros.
- En muchas ocasiones, los costes reales son diferentes de los que calculamos a toda prisa para dar una cotización.
- Los rendimientos de las máquinas pueden diferir mucho de unos productos a otros y además, hay que tener en cuenta el tiempo usado en los cambio de partida y el tamaño medio de pedido.
- Hay productos que necesitan más manipulación que otros, lo cual se debería tener en cuenta tanto en el escandallo teórico, como en cálculo de costes reales.
- Hay clientes con mejores condiciones que otros, y que compran más unos productos que otros.
Todo ello hace que cuando comparemos los costes teóricos de acuerdo a la producción y las ventas, nos encontremos con desviaciones que no sabemos explicar.
Para explicar esas desviaciones tenemos la contabilidad analítica. Por medio de este método atribuimos todos los costes a los centros de trabajo que los han generado (por ejemplo los costes de mantenimiento a la sección y/o a la máquina que lo ha generado), y los consumos a los productos/ordenes que los han utilizado.
De esta forma podemos comparar los costes teóricos con los reales y corregir los teóricos si es necesario, y/o buscar las causas de las desviaciones para eliminarlas.
Además, cuando sabemos los costes reales de los productos y cruzamos el dato con los ingresos de cada venta (el precio a que hemos vendido con los descuentos aplicados), podemos analizar la rentabilidad por producto y por clientes.
Cuando hacemos esto nos encontramos muchas sorpresas, como que hay productos deficitarios, o clientes que valorábamos como excelentes pero que no lo son tanto. Esta información es vital para:
- Ajustar los precios. Puesto que si ofrecemos productos por debajo de su precio razonable sacrificando margen, lo que conseguimos lógicamente son ventas. Si esas ventas se las quitamos a la competencia y tenemos capacidad de sobra, está bien. Si esas ventas están desplazando a otros productos de nuestros propios pedidos, estamos perdiendo rentabilidad.
- Negociar mejor. Ya que sabemos mejor lo que nos está aportando un cliente y lo que le aportamos a él.
- Planear el futuro. Es fundamental para nuestra estrategia de empresa apostar por productos rentables y con futuro. Si nuestra rentabilidad está basada en los productos que están perdiendo cuota de mercado, tenemos un problema. Si descubrimos productos que son mucho más rentables y que pueden crecer en cuota de mercado, tenemos una oportunidad.
Un factor importante a tener en cuenta es que lo “perfecto es enemigo de lo bueno”. Es preferible un sistema “controladamente imperfecto” para conocer los costes, pero fácil y económico de mantener, que un sistema que tiene en cuenta hasta el último céntimo pero que nos da la información tarde o que nos genera costes desmedidos de gestión.
Otra de las grandes ventajas que nos proporciona la contabilidad analítica es que nos permite valorar con mayor exactitud el coste que cada operación está añadiendo al producto. Antes comentábamos que las empresas que tienen éxito se lo deben en gran parte a apoyarse en buenos proveedores. Pues bien, saber lo que nos cuesta cada operación nos permite valorar la posibilidad de subcontratarla.
En muchas ocasiones una empresa ha tenido éxito porque domina técnicamente una parte del proceso que aporta más calidad o prestaciones al producto. Pero sucede que por economía de escala o por conocimiento no es tan eficiente en otras partes del proceso como otras empresas especializadas.
De esta forma, muchas empresas han optado por externalizar procesos. Como por ejemplo la fabricación de componentes auxiliares, el montaje, la confección, o el almacenamiento y distribución del producto. Incluso hay empresas que lo único que hacen es el diseño y comercialización del producto.
En un mundo tan cambiante como el actual, la información nos aporta la capacidad de tomar decisiones vitales para la supervivencia de la empresa. Y por otra parte, en este momento, las posibilidades de subcontratación de productos y servicios son mayores que nunca, y más fáciles gracias a la información sobre su disponibilidad en el mercado. Además, es también más fácil la coordinación digital entre clientes y proveedores durante el proceso.