El Departamento de Compras de una empresa, al igual que el resto de departamentos, no debe funcionar de forma aislada. Esto puede parecer obvio, pero en la práctica nos encontramos frecuentemente con organizaciones en las que el Departamento de Compras se limita a conseguir, y a conseguir a buen precio. A continuación repasaremos diversos aspectos de la gestión de compras que a menudo se descuidan.
Para ello primero repasaremos lo básico:
“¿de qué se ocupa el Departamento de Compras?”.
La respuesta por supuesto es: “de lo que quiera el Gerente”… pero hay funciones que corresponden a este Departamento y que si no se asumen habrá que trasladar a otras áreas. Vamos a intentar ser exhaustivos, empezando por las más evidente:
· Encontrar proveedores para materias primas y componentes que necesita la empresa. Esto que puede parecer más fácil hoy en día gracias a internet, pues podemos localizar rápidamente muchos proveedores sin necesidad de recorrer ferias y recurrir a contactos. Pero encontrar un proveedor no es lo mismo que encontrar un proveedor a precio asequible. Para conseguirlo, hay que plantearse si estamos negociando con el fabricante o con un distribuidor, cuál es el coste de recurrir directamente al primero, si el producto se puede contratipar, si existen productos alternativos…y todo esto nos lleva a la siguiente función…
· Validar la adecuación del producto. El departamento de compras ha de ocuparse de identificar las características de un producto (materias primas y componentes) a comprar, y aquí es donde empieza la interacción entre el departamento de producción y el de compras. Es altamente valorado que un Responsable de Compras sea capaz de identificar las características clave de un producto y encontrar diversas alternativas en el mercado, pero finalmente es el Departamento de producción quien tiene que validar que el producto funciona. De su colaboración depende que la empresa trabaje con materias primas y componentes de buena calidad, pero con costes competitivos. Este proceso de decisión de compras, que implica a ambas partes, y a veces también a Calidad, es complicado e implica una alta colaboración; tanto que en ocasiones el Responsable de Producción acaba asumiendo las funciones (especialmente si no hay una buena relación personal) para no sufrir los fallos del proceso.
· Gestionar las compras. Esta es la más característica y evidente, hay que hacer los pedidos rápidamente, reclamarlos cuando no vienen o vienen mal, y asegurarnos de que se paguen en el plazo y forma acordados. Esto que parece fácil, se empieza a complicar conforme sube el volumen de pedidos a realizar
· Coordinar con Calidad y con los proveedores el nivel de calidad de los productos comprados. Además de homologar el producto comprado, es decir validar que es adecuado, por características, para conseguir la calidad en nuestro producto final, hay que comprobar que esto sigue siendo válido en el tiempo, y que el SERVICIO es adecuado. Por ello entre el Departamento de Calidad y el de Producción deben identificar y registrar lo siguiente:
1. Entregas de materias primas y componentes no conformes.
2. Retrasos en las entregas.
3. Producto no conforme que se ha generado como consecuencia de fallos en materias primas y componentes.
4. Paros de producción debido a problemas en las entregas o en la calidad de materias primas y componentes.
5. Quejas y reclamaciones cuya causa es debida a problemas en materia prima y componentes.
El Responsable del Departamento de Compras debe asegurarse de que esta información se está obteniendo y es veraz, pues gracias a ella se pueden conseguir dos de sus objetivos:
1. Dejar claro al proveedor que su calidad está siendo vigilada, y si hace algo mal nos vamos a enterar. Esto es muy importante puesto que en caso de que algo salga mal en casa de nuestro proveedor (producciones con problemas, retrasos en fabricación, cambios de materiales), el hecho de estar vigilando hará que el proveedor se comporte de forma distinta. Esto puede hacer que los problemas acaben en otro cliente que se queja menos.
2. Evitar subidas de precios. Cuando el proveedor periódicamente nos visita argumentando por qué no tiene más remedio que subirnos los precios, el Responsable de Compras puede “contraatacar” con “el mal servicio que nos estáis dando”. Y, en función de la negociación, quizás sea conveniente dar entrada a otro proveedor alternativo o complementario.
· Limitar la carga financiera de los suministros. En muchas empresas se asume que el tema del dinero es cosa del Gerente y del Financiero, pero esto no es así. La financiación es la gasolina que nos permite trabajar y todo el mundo debe hacer su parte. La de Producción es diseñar un sistema de planificación de compras que permita conocer clara y rápidamente las necesidades de compra y que las relacione con las previsiones de venta. La del Departamento de Compras es negociar dentro del coste escandallado, los menores lotes mínimos de compra y los plazos de servicio más reducidos. Esto nos permitirá movernos en unos niveles de stock (y de consumo de financiación) cada vez menores.
· Evaluar subcontrataciones. Esto es algo que muchas veces hace el Gerente, pero también es algo a lo que el R. de Compras, con su conocimiento del mercado puede contribuir. Y es que con la rapidez con la que están cambiando los mercados y los modelos de negocio, nosotros también nos tenemos que plantear si alguna parte de nuestro proceso se puede subcontratar, para mejorar nuestros costes y poder competir mejor. Además, tener en mente estos datos, favorece el planteamiento ágil de nuevos productos con la colaboración de los proveedores.
Todas estas funciones, pueden parecer lógicas, pero frecuentemente en algunas empresas, y especialmente en las pymes con recursos humanos más reducidos, algunas quedan “en tierra de nadie”. Por este motivo es conveniente que Gerencia se asegure de que se realizan todas ellas de forma eficaz.