La necesidad de tener un buen programa para gestionar la empresa de una forma integral es cada vez más imperiosa. Y esto es así puesto que los clientes requieren de nosotros procesos cada vez más agiles y personalizados, lo cual se convierte en misión imposible si lo hacemos “a mano”, apoyándonos en la clásica colección de listados y hojas EXCEL
Por otra parte, la automatización de cálculos y comprobaciones que podemos conseguir, supone una cantidad enorme de tiempo ahorrado de los trabajadores y directivos. Un tiempo que cuando se valora, justifica por sí mismo la reforma o sustitución del programa antiguo.
Y más teniendo en cuenta que, si en lugar de ahorrarnos esas horas prescindiendo de mandos y directivos, los ponemos a hacer lo que realmente tendrían que estar haciendo. Pues su misión es, en vez de hacer esos cálculos y comprobaciones que hemos automatizado, supervisar el desempeño del personal y los procesos, buscar la causa de las desviaciones y diseñar nuevos procesos para optimizar los costes.
La experiencia nos dice que de pasar de una situación en que los directivos simplemente “consiguen” que la fábrica saque los pedidos, a una situación en que medimos el desempeño de los procesos e impulsamos mejoras…, los resultados mínimos que se consiguen son:
- Un aumento de la productividad de al menos un 20%
- Una disminución de stocks de al menos un 20 % para el mismo nivel de servicio, o una gran mejora del servicio si se mantienen los niveles de stock iniciales (pero distribuidos de forma diferente)
Estas mejoras trasladadas a euros suponen normalmente la amortización del proyecto en los primeros 2 años, y/o simplemente pagarlos con el valor del stock que desinvertimos.
¿Interesante verdad?, pero ¿de dónde sacamos esta joya? ¿quién la vende?…
Para responder ello lo primero es aclarar que es que a estos tipos de programas se les llama ERP. La gran mayoría de las empresas ya tienen uno, pero un alto porcentaje está implantado de forma incompleta o no está adaptado a las necesidades de la empresa. Y es que no se trata de un simple producto que se instala en una tarde, se trata de una equipación que hay que acabar de diseñar de acuerdo a las particularidades de la empresa, y después desplegar correctamente, lo cual incluye la formación a los usuarios, la carga de datos necesarios, y el perfeccionamiento continuo de acuerdo a la evolución de la organización.
El significado de ERP es, según la abreviatura en inglés (Enterprise Resource Planning), es decir, son programas que nos sirven para planificar los recursos que necesitamos: lo que debo producir, para cuando, con cuantos operarios, lo que debo pagar, el stock que tengo disponible, lo que tendré mañana…
Pero además de ser unas “potentes calculadoras”, la misión de este tipo de programas es distribuir esta información “calculada” a todo aquel que la necesita sin necesidad de ir de un sitio para otro con expedientes y papeles. Es decir, cada trabajador informa de lo que hace y el sistema nos ayuda a coordinarlos.
Las siguientes preguntas a las que se enfrentan algunos Gerentes son ¿si yo por ejemplo tengo una pequeña empresa en Valencia o Alicante, ¿esto también vale para mi? ¿Quién me puede ayudar? ¿Cómo utilizo los cientos de resultados que me da Google al teclear ERP Valencia?
Pues bien, esto es lo realmente difícil, puesto que lo primero que debemos tener claro es:
- No siempre lo más caro es lo mejor, primero porque hay algunos ERP cuyas prestaciones no justifican su precio, pero SOBRE TODO, porque un buen software mal implantado será un desastre. La implantación de un ERP, como decíamos con anterioridad, consiste en una correcta personalización, formación a los usuarios, y puesta en marcha ordenada. Y como es lógico conlleva una parte importante del coste.
- Prácticamente todos los ERP necesitan una personalización importante, especialmente en el área de Producción o en la de prestación del servicio (que es la producción de las empresas de servicios)
- El uso de un ERP, supone la posibilidad de ejecutar procesos y checkeos que antes no se hacían por falta de capacidad. No se trata solo de hacer lo mismo más rápido. Se trata de hacerlo MEJOR. Y el cómo, hay que tener claro antes de la contratación del software
- No podemos confiar en el proveedor del software para este diseño de procesos y personalización. Por varios motivos:
- Somos nosotros quienes conocemos nuestras necesidades
- En ausencia de criterios claros, el programador va a hacer lo más cómodo para él
- Si desde dirección no se dejan claros los requisitos, cada usuario le explicará a la empresa de software lo que a él le conviene, y esto no es necesariamente lo que le conviene a la empresa ni al resto de usuarios
- Si la empresa de software detecta que no tenemos claros los requisitos, tenderá a inflar el presupuesto para afrontar todos estos requisitos que irán añadiendo los usuarios sobre la marcha
En definitiva:
El mejor ERP es el que más rentable nos resulta para la inversión que nos supone.
Es decir, deberíamos afrontar la elección de un ERP como un proyecto, y para ello deberíamos poner al frente al directivo con mayor capacitación para valorar las necesidades de la empresa y diseñar las especificaciones. Además, este directivo ha de tener disponibilidad para el proyecto. Si no la tiene tendremos que conseguirle ayuda externa, pero este personal externo ha de ser independiente de la empresa de software pues ha de participar en su supervisión. Esta ayuda externa puede venir por personal contratado al efecto, definitiva o temporalmente, o por consultores expertos en el tema.
En cualquier caso, dejamos aquí unas cuantas notas sobre los tipos de ERP que en este momento hay en el mercado y sus particularidades.
- Por dimensión de la empresa de software: tendremos ERPs locales, nacionales o internacionales, según el tamaño, solidez y mercado de la empresa que proporciona el software. Cuanto más amplio es el mercado al que atiende un software, más completo suele ser, pues atiende a más tipos de necesidades. Además, según el tipo de empresa creadora podemos tener más confianza o menos en que nuestro proveedor no desaparezca como ha sido el caso de algunas empresas locales durante la crisis. Las empresa más grandes de tipo internacional se apoyan en partners locales que son los que dan directamente el servicio, pero que en caso de necesidad en teoría pueden ser sustituidos. El problema es que el software de empresas más grandes, suele ser bastante más caro aunque también tenga muchas prestaciones, y es que a más estructura de empresa más coste. Además también pueden tomar de forma unilateral “discontinuar” un determinado producto.
- Por ubicación física de la base de datos: pueden ser de instalación local o en “cloud” (en la nube). al final un ERP es una aplicación de base de datos. El servidor de esta base de datos se encuentra en local, es decir en un ordenador en nuestras instalaciones, o en las de un centro de datos externo. Actualmente estos servidores externos son máquinas virtuales en la nube, lo que nos da en teoría una seguridad mayor, pero con unos pagos periódicos por el servicio. Los ERP de tipo cloud nos hacen depender de una buena conexión de internet
- Generalistas o sectoriales: algunas empresas ofrecen ERPs especializados por sector. Esto supone que, si por ejemplo eres una empresa del sector de la inyección de plástico, el programa ya viene con una gestión de moldes y de gestión de colas de inyectoras predefinida. Esto suele facilitar todo el proceso, pero que haya un ERP de nuestro sector no significa que se acople a nuestra empresa. Para saberlo tendremos que definir nuestros requisitos y comparar con los ofrecidos. A veces puede ser mejor adaptar un software generalista pero lo bastante flexible. Y es que hay algunos tipos de software tan completos que no se necesitan programar para personalizarlos, sino que el proceso es más una “configuración”
- Por tipo de licencia: en estos momentos hay bastantes ERPs que están basados en software libre. Eso significa que no vamos a tener que pagar por las licencias que necesitemos, solamente por las horas de personalización que la empresa de software contratada necesite para personalizarlo. Cuando recurrimos a este tipo de software es especialmente importante tener claro nuestros requisitos para el software, y además si por ejemplo hay cambios en la normativa fiscal, tendremos que pagar por cualquier reforma del software necesaria, pues no hay una empresa licenciataria que se haga cargo del mantenimiento del software.
Por último, decir que hay muchos otros tipos de software útiles, pero con un uso complementario al de un ERP, como por ejemplo:
- Sistemas CRM: sirven para almacenar y gestionar datos de nuestros clientes y nuestra gestión comercial con ellos. Muchas veces los ERP incluyen un pequeño CRM en su licencia básica.
- Sistemas MES: para la monitorización de producción, captación de datos en línea y cálculo de indicadores. Muchos ERPs tienen la posibilidad de incorporar algunas de sus funcionalidades.
- Sistemas B2B y B2C: sistemas para capturar pedidos “on line” tanto de clientes particulares como de empresas clientes, al mismo tiempo que se les ofrece información sobre disponibilidad de stocks, plazos, etc. Los modernos ERP ofrecen esta posibilidad también en mayor o menor medida.
- Sistemas SGA: sirven para optimizar el funcionamiento de un almacén en cuanto a la minimización de recorridos para el picking y/o la conexión con un sistema robotizado de almacenamiento. No todas las empresas necesitan esta sofisticación.
- Business Intelligence (sistemas BI) : sirven para analizar de forma dinámica y por medio de gráficos y cuadros resumen, los datos que hay el ERP y en otras fuentes (bases de datos, hojas EXCEL, Google analytics…). Pero NO sirven para introducir ni procesar datos.
Estos sistemas pueden ser muy útiles como complemento de un ERP, pero no tiene sentido sin él. Lo ideal es que estas funcionalidades las proporcione el ERP, y si no, en caso de implantar uno de estos programas que el flujo de datos entre los dos sistemas sea automático.