En primer lugar, advertir de que el autor no es contable, sino ingeniero. Por ello, el enfoque del artículo será más práctico, para los no iniciados que pretendan usar la contabilidad analítica en fábrica, y menos académicamente correcto.
Para poder entender qué es la contabilidad analítica, lo primero que deberemos hacer diferenciarla de la contabilidad general que es la que todo el mundo conoce, y la que todo empresario está obligado a mantener. Así pues, la principal diferencia entre la contabilidad general y la de costos, (o analítica) es que mientras que la primera clasifica y cuantifica todas las magnitudes económicas (bienes, deudas, inventario, cuentas por cobrar, ventas realizadas, pagos realizados…), la segunda se ocupa solo del costo de las operaciones (consumos, y gastos de la producción fundamentalmente), y de su análisis.
La contabilidad general es la más popular porque gracias a ella sabemos si, además de tener dinero en caja, estamos ganando o perdiendo dinero. Es por ello que el Estado nos la exige, para saber cuánto nos puede cobrar en impuestos.
Si queremos saber por qué ganamos o perdemos dinero, eso ya es otra cosa.
Para eso existe la contabilidad analítica. Y no es un sistema aparte, simplemente hay que añadir “apellidos” a los apuntes contables de los asientos de la contabilidad general. A estos apellidos los llamaremos centros de costes, y después los usaremos para repartir todos los costes contabilizados entre los distintos productos, clientes y operaciones.
Así, por ejemplo, todos los costes de reparación de una determinada máquina se apuntan contablemente, pero con el apellido “centro de costes máquina X”. De esta forma, si para hacer 1.000 unidades del producto usamos una hora de la máquina X, además de los costes laborales de la dotación y los consumos energéticos por hora de la máquina y la amortización, aplicaremos en el coste de cada unidad, la parte correspondiente de lo que nos gastamos en mantener operativa la máquina a lo largo del año.
Con ello hemos llegado a la parte de la contabilidad más conocida y usada de la contabilidad analítica: los escandallos. El escandallo es el cálculo teórico del coste del producto, basado en el cálculo de costos necesarios para su realización. Estamos hablando de los costos directos: uso de materiales, tiempo de uso de máquina, transporte, embalaje…
Pero, ¿qué pasa con el resto de los costes como el alquiler de la nave o el sueldo de los comerciales?. Pues dependiendo de la empresa, se añaden al escandallo, repartiéndose de maneras más o menos complejas (porcentaje, sistemas ABC…), pero eso sería materia de otro artículo aparte, porque hay muchas opiniones sobre la forma “correcta” de repartir.
En cualquier caso, una cosa es el coste teórico, y otra cosa es el coste real. Y de la comparación de los costes que se está produciendo frente a los que tendríamos que haber tenido según nuestra producción, se ocupa la parte menos conocida de la contabilidad analítica.
La realidad es que los escandallos se crean cuando creamos el producto, momento en el que tenemos pocos datos de su comportamiento en planta, y muchas veces no se vuelve a retocar. Después nos podemos encontrar con consumos de material superiores a lo planteado. Debido esto a diversas causas: alto desperdicio en las operaciones, mucho producto que no sale bien a la primera, componentes necesarios que no se escandallaron… Por otra parte, en todos los trabajos hay una curva de aprendizaje que hace que, una vez que los dominamos seamos más eficientes, y si el producto sale más barato de lo previsto hay que tenerlo en cuenta por si necesitamos competir en precio.
Para poder hacer esta comparación entre teoría y realidad, podemos hacer varias cosas:
- Imputar los consumos de fábrica a cada Orden de fabricación según su consumo. Esto es más o menos fácil según nuestro sistema productivo y nuestro sistema informático. Si es viable, esto es lo más cómodo y preciso
- Comparar los consumos reales frente a los teóricos de nuestra producción en un periodo de tiempo. Y según las desviaciones, investigar
- Revisar en persona, periódica y sistemáticamente los consumos reales en la fabricación de productos/órdenes concretas
Otra parte de los análisis que podemos realizar es la rentabilidad por cliente.
Si sabemos el costo directo de cada producto (teórico pero comprobado), y tenemos en el sistema informático todos los pedidos con su facturación concreta (una vez aplicada tarifa cliente, ofertas puntuales, descuentos por volumen de pedido…), es trivial conseguir que el sistema calcule el ingreso bruto por pedido, y por consiguiente, por cliente. Si después reunimos gracias a un uso racional de los centros de coste y otros medios, el coste que nos genera cada cliente (coste de la actividad comercial, reclamaciones por calidad justas y no justas, contribuciones “obligatorias” a la apertura de centros del cliente…), entonces tenemos los ingresos netos por cliente y su rentabilidad.
Esto es una práctica que no todas las empresas siguen, y que da muchas sorpresas, pues algunos clientes estrella de repente pierden parte de su “brillo” y queda claro que otros son manifiestamente poco o nada rentables. Esto, naturalmente, es muy útil a la hora de negociar nuevos precios y diseñar la estrategia comercial.
En cualquier caso, y después de comentar un poco la práctica, hay que señalar que la utilización de la contabilidad analítica es menos estándar que la contabilidad general. Hay muchas formas de llegar a resultados parecidos, y está menos claro cuál es el resultado correcto.Pero su utilidad es innegable y complementaria a la de la contabilidad general.