La palabra LEAN significa algo delgado, sin grasa, sin desperdicios.
Cuando se habla de una empresa, se dice que es Lean si no tiene desperdicios. Esto es algo imposible, como la Calidad Total, porque siempre queda algo de grasa en el cuerpo.
En la terminología Lean se habla de los 7 desperdicios puesto que se agrupan de la siguiente manera:
- SOBREPRODUCCIÓN
- TIEMPOS DE ESPERA
- TRANSPORTES
- PROCESO INCORRECTO
- INVENTARIO
- MOVIMIENTOS DE PERSONAS
- DEFECTOS
Hay formas de detectarlos, hay formas de medirlos y hay técnicas para saber cuál es el nivel de desperdicio dentro de una empresa. En realidad, el nivel de desperdicio nos está diciendo el nivel Lean de la empresa. Cuando decimos que una empresa es Lean, significa cero desperdicio. Pero, como comentábamos anteriormente, eso es imposible. Habrá más o menos, pero no cero.
Veamos qué significa cada uno de ellos:
1- SOBREPRODUCCIÓN
Una empresa produce de más cuando no hace falta. Una producción que no es necesaria puede caducar, ocupar espacio en almacén, deteriorarse, suponer esfuerzo y dinero que a veces no se tiene. Es cierto que, para optimizar rendimientos, se hacen tiradas largas para evitar cambios y así se optimiza más la producción. Tal vez el problema sean los cambios. Un claro ejemplo es la Fórmula 1, donde se pone todo el esfuerzo en reducir cambios. Hay que hacerlos, pero con el mínimo tiempo posible.
Por tanto, cualquier producción que no sea necesaria, se considera que es un desperdicio.
Otro tema es cómo medirla, pero eso se abordará en otros artículos.
2- TIEMPOS DE ESPERA
Un tiempo de espera en cualquier fase de la producción, en cualquier proceso, en cualquier trabajo, es un desperdicio. Hay tiempos que son segundos y por tanto despreciables. Hay tiempos que son pocos minutos y, aparentemente despreciables, siempre que no interfieran en el proceso. Y hay tiempos de muchos minutos, que interfieren en la marcha normal del proceso y por tanto pueden producir grandes pérdidas de tiempo y dinero.
Cuando se estudia un proceso productivo, parece que cualquier pérdida de tiempo se deba al operario y muchas veces es debida a la organización en general: espera de información para seguir con el trabajo, espera a los técnicos de mantenimiento tras una avería, espera al responsable para tomar una decisión ante un problema. Hay multitud de situaciones en las que el proceso ha de esperar porque la organización no es correcta.
Cualquier pérdida de tiempo por una espera es un desperdicio que hay que evitar.
3- TRANSPORTES
No nos referimos al transporte de mercancías para servir al cliente sino a los movimientos de materiales dentro de la empresa. Si lo pensamos bien, el cliente nos paga por hacerle un trabajo, no por moverlo. Por tanto, dentro de una gestión Lean, cualquier movimiento de mercancías se considera una pérdida, un desperdicio.
En la mayoría de casos, son movimientos indispensables que no se pueden evitar. Pero como están, hay que tenerlos en cuenta y saber que son un desperdicio.
4- SOBREPROCESO
Cualquier proceso efectuado en la empresa o sobre el producto que no aporte valor para el cliente, es decir, para entendernos, que no afecte a su decisión sobre la compra y la utilidad del producto, es un sobreproceso.
De esta forma por ejemplo un pulir una superficie de una parte del producto que no se va a ver, ni afectar a su funcionamiento sería un sobreproceso. Algo parecido, pero más polémico se podría decir de las operaciones destinadas a mejorar la durabilidad de una prenda, que se va a desechar cuando cambie la temporada
5- INVENTARIO
Es habitual el problema de la falta de espacio en una empresa. “Estamos viendo si compramos la nave de al lado para almacén”.
El inventario se ha de calcular de la mejor forma para cumplir los pedidos. Tal vez con un margen, pero hay que establecerlo y aceptarlo.
Cada sector tiene su problemática y mientras que para uno es correcto el stock cero, para otro es necesario tener un año de producción almacenado. Tanto de materia prima, producto intermedio o producto final a la espera de la llegada de un pedido para ser expedido. En cambio otras empresas tienen el problema de que no producen suficiente para servir sus pedidos.
Es fundamental medir lo que es necesario almacenar y deshacerse de lo superfluo. No vale decir, “por si acaso”. Es cierto que es fundamental la colaboración con los proveedores, que en muchos casos es difícil o imposible, pero siempre necesaria.
6- MOVIMIENTOS DE PERSONAS
Lo mismo que se ha dicho para transporte, vale en este caso: El cliente no paga por moverse las personas y cualquier movimiento que suponga pérdida de tiempo, es innecesario y hay que eliminarlo.
No se trata de movimientos que no afecten al proceso productivo sino de movimientos que tal vez habría que estudiar para optimizar los procesos: un operario está en una máquina pero tiene que subir por una escalera para comprobar la temperatura de la parte superior. Estamos en nuestro puesto de trabajo con un ordenador, pero de vez en cuando hay que ir a la nave para hablar con el encargado y preguntarle cualquier cosa. O el propio encargado ha de subir a la oficina para recibir las órdenes del día.
Si reducimos todos los movimientos de todas las personas a una sola, ésta haría varios kilómetros sin sentido. Se pierden horas y horas diarias en el total de la plantilla.
7- DEFECTOS
Digamos que es el peor de los desperdicios. Después de invertir material, tiempo, trabajo, energía, al final el producto sale defectuoso.
Es el desperdicio más fácil de medir y en el que se suele poner más interés. Aunque a veces, no se contabilizan correctamente y vienen los descuadres de materiales en los que parece que desaparezca la mercancía sin que nadie sepa lo que ha pasado.
Como se ve, teniendo control e intentando reducir estos desperdicios, es evidente que se mejora en los procesos. Unos son más fáciles de atajar que otros, pero teniendo claro cuáles son, la empresa en su conjunto, desde el gerente hasta el último empleado, se pueden perseguir para minimizarlos.
Por eso, y por otros motivos, una gestión Lean supone la implicación de todo el personal. Todos han de saber qué se está haciendo para conseguir su colaboración y obtener los mejores resultados.