Cuando una empresa se funda en un bajo comercial y con un equipo de dos socios, no hacen falta demasiadas cosas: no hace falta un sistema de calidad ISO 9001, no hace falta un ERP, no hace falta tener indicadores…todo se lleva en la cabeza o en un EXCEL, y la coordinación y supervisión del equipo se hace en el bar durante el almuerzo.
El problema es cuando esta empresa empieza a crecer y poco a poco va teniendo trabajadores, varios vehículos, dos pequeñas plantas, un equipo comercial que trabaja fuera de las instalaciones…
Por este motivo las empresas se van dotando de infraestructura, de recursos físicos y humanos, y a partir de ahí el emprendedor pasa además a ser el Gerente . Ya no se trata de tener una idea y hacerla realidad, se trata de dirigir a un montón de gente que no tiene siempre los mismos conocimientos, ni la misma motivación.
Para ello, el Gerente emplea un montón de tiempo comprobando que nada sale mal: que no se acumulan impagados sin que hagamos nada, que los trabajadores de la sección del fondo no se relajan demasiado, que todos los comerciales están consiguiendo ventas…
El peligro de esto es que las labores de Gerencia no dejan tiempo para pensar estratégicamente, para pensar en nuevos productos, para buscar alianzas y, en definitiva, para gestionar el medio y largo plazo. Nos centramos en el presente.
La solución para esto ya hace tiempo que se inventó, se trata de no supervisar al personal de forma directa, sino a través de la medición de su desempeño por medio de indicadores y de la consecución o no de los objetivos asignados. Eso hace que el Gerente, delegue la supervisión en sus Directivos de Área y solo pida cuentas si ve que los datos se empiezan a torcer.
Fácil ¿verdad?… pues no tanto. Hay un montón de empresas que todavía no tienen una gestión por objetivos. Las razones:
- Lo urgente no deja tiempo para lo importante: estamos demasiado centrados en los problemas del día a día como para parar a implantar mejoras…quizás necesitamos ayuda.
- Para tener indicadores se necesitan tener datos, y esto no siempre es fácil, depende de si la empresa ya tiene un ERP, de qué datos se registran, de dónde se hace…
- Para crear y ACTUALIZAR los indicadores se necesita un trabajo constante de descarga y manipulación de los datos, y muchas veces esto resulta difícil de sostener de forma constante en el tiempo. Especialmente si son los directivos que, además de sus labores normales, tienen que realizar este trabajo.
Para hacer todo esto más fácil existen las herramientas de Business Intelligence (BI), tales como Power BI, Qlik Sense, Tableau…
Las capacidades de estas herramientas son las siguientes:
- Se pueden conectar de forma automática a diversas fuentes de datos de la empresa: ERP, CRM, hojas EXCEL, la propia página web, cuenta de Google Analytics…
- Manipulan los datos y crean gráficos e informes, sin necesidad de intervención humana más allá del diseño inicial.
- Los resultados se pueden visualizar por todo el personal de forma fácil a través de un ordenador conectado a internet o incluso un móvil, y con acceso seguro y restringido según permisos.
Gracias a ello, podemos tener disponibles y actualizados siempre los datos que necesitamos para tomar decisiones. Y no solo se trata de tener los típicos informes de Dirección (ventas mensuales, producción mensual, nivel de stock…), sino que también se pueden desplegar en forma de cascada en toda la empresa hasta llegar al trabajador. Y así por ejemplo el R. de turno puede hablar con su equipo de la productividad del grupo, de la cantidad producida, las incidencias ocurridas, de las órdenes que están en cola…
Con esta facilidad operativa conseguida con las herramientas de BI como Power BI, ya tenemos la capacidad de hacer más fácil la supervisión de todos los departamentos y áreas de la empresa. Pero para hacer este despliegue de indicadores y objetivos, hace falta un trabajo de diseño importante. Este trabajo consiste en establecer ¿qué se debe medir? y ¿dónde están los datos?, para después implementar lo cuadros de indicadores.
Un trabajo que merece mucho la pena, pues la experiencia nos dice que cualquier trabajo medido y con objetivos claros de cumplimiento, suele mejorar su rendimiento en al menos un 20 %, simplemente por el mantenimiento de la exigencia.
Y, por otra parte, la utilización de los sistemas de BI para detectar anomalías en cuanto de producen (impagados de más de X días, niveles anómalos de stock, sobrecargas de carga de trabajo que se avecinan…), nos evitan muchos sobrecostes y emergencias.
Si quieres saber más sobre cómo aplicar estas herramientas para mejorar tu sistema de control, puedes contactar con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.