Transformación digital en una empresa de alimentación

Recibimos una llamada de un antiguo empleado de una empresa con la que habíamos colaborado en el pasado. Juan nos contó que ahora trabajaba como Director de Fábrica en una nueva empresa y nos propuso pasar a visitarlo, pues pensaba que le podíamos ser de ayuda.

Cuando llegamos, Juan nos presentó a su segundo, el Responsable de Producción, que era el veterano del lugar. Entre los dos nos explicaron como el aumento de ventas de la empresa (siempre de dos cifras durante los últimos años) había acabado desbordando al R. de Producción y había llevado al Gerente a contratar a Juan para ayudarle y para modernizar la empresa. Pese a haber llegado como su superior, Juan parecía llevarse muy bien con el R. de Producción y ambos estaban convencidos de la necesidad de un cambio.

Así pues, les pedimos que nos enseñaran la planta y nos explicaran el proceso. Mientras, recorríamos la planta, fuimos tomando notas y planteándoles preguntas sobre la gestión diaria. Cuando terminamos nos habíamos hecho una idea bastante clara del problema. La empresa había crecido mucho, y lo que parecía normal cuando eran pequeños, que era que el R. de producción llevase el registro de los movimientos de fábrica (ordenes realizadas, materias consumidas, cantidades obtenidas…), se había convertido en un trabajo administrativo que ocupaba más media jornada cada día. Esto provocaba que necesitara muchas horas adicionales para poder acabar el resto de su trabajo cada mes. Y además los datos nunca acababan de estar bien ni al día

Por otra parte, el cálculo de necesidades de fabricación era algo complicado y que, aunque Juan ya podía hacerlo sin su segundo, era muy lento y farragoso. Esto era así porque el ERP que usaban no tenía unas fichas técnicas que indicasen los componentes, ni relacionaba los stocks con las necesidades según la demanda presente. Una vez más, nos habíamos encontrado una empresa donde el ERP no cubría las necesidades de gestión en Producción y que EXCEL era el rey.

Y dentro del uso y el abuso de EXCEL, allí estaba Juan, metiendo datos de producciones en una hoja de cálculo para intentar hacerse una idea de la velocidad de producción para cada producto analizar su capacidad para la siguiente campaña. Ya teníamos a un técnico saturado de trabajo administrativo, e íbamos camino del siguiente.

Le comentamos nuestra impresión a Juan y estuvo de acuerdo con nosotros, diciéndonos: “lo tengo claro, pero no tengo tiempo para ponerme al día con todo lo demás, preparar la nueva campaña, ocuparme de las contrataciones, supervisar el lanzamiento de las nuevas líneas de producto… Sé que vosotros tenéis mucha experiencia en la transformación digital de empresas, y yo aquí necesito acertar a la primera. La Dirección ha confiado en mí, y tengo que darle un empujón a todo ya”.

Después nos presentaron al Gerente, con el cual comentamos también la situación. Él nos dijo que seguramente el problema es que no estaban usando bien el ERP actual, pues él pensaba que era muy potente pero que no se había implantado bien.

En vista de todo esto acordamos examinar con detalle los procesos, para diseñar un funcionamiento más eficaz y eficiente de los procesos. Y que esto lo haríamos teniendo cuenta el software que ellos tenían disponible y asimismo otros que se pudieran adquirir.

Para ello estuvimos un par de meses yendo dos días por semana a la empresa. El objetivo era comprender sus necesidades para poder proponer un sistema de trabajo adecuado. Era muy importante comprender la estructura de producto y analizar los datos de escandallo que tenían (estuviera en el ERP o no), así como entender las características de su demanda y la planificación necesaria para atenderla de una forma adecuada.

Tras este trabajo presentamos una propuesta, con los siguientes puntos:

– Creación de las fichas técnicas de producto. Para ello se diferenciarían 4 niveles de producto: producto envasado, producto procesado, materias primas y materiales auxiliares

– Aprovechando esta estructura y el seguimiento online del stock, se pondría en marcha un algoritmo para que se pudiesen efectuar reservas y pronosticar una fecha de servicio para cada una de las líneas de pedido introducidas

– Creación de consola de planificación para que el D. Fábrica lanzase las ordenes necesarias, teniendo en cuenta: faltas, stock mínimos según estadísticas de venta, ordenes ya lanzadas y las necesidades generadas de productos componentes(productos procesados)

– Proyección de los stocks mínimos de productos envasados en stocks mínimos de productos procesados, materias primas y materiales auxiliares, de cara a su aprovisionamiento.

– Secuenciación de las ordenes de trabajo en las diferentes colas mediante consola de programación

– Informatización de los partes de trabajo, para que fueran los propios operarios quienes: descontaran materiales, informaran del stock producido, introdujeran los partes de calidad e informaran del motivo de las paradas

– Seguimiento de todos los movimientos de stocks utilizando ubicaciones y dispositivos móviles

– Creación de cuadros de mando de:

Productividad en planta: productividad por periodo, por equipo, por turno…

Alarmas: avisos sobre desviaciones diarias en mermas, composición de producto, tiempo por orden

Tras debatir el proyecto con Gerencia y ser aprobado, planteamos un dossier técnico para la empresa de software que había proporcionado el ERP de la empresa, para que pudiese evaluar la viabilidad del proyecto.

Cuando el presupuesto llegó, se evaluó el coste y se comparó con el coste y conveniencia de implantar otro software desde 0. Tras analizar pros y contras se optó por apostar por el mismo partner, lo cual acabó demostrándose acertado, pues en 6 meses se contaba con las modificaciones propuestas ya programadas.

Pero antes de implantarlas se sometió al software a diversas pruebas con la ayuda de los directivos de la empresa, con objeto de verificar su funcionamiento correcto. Para ello se uso el nuevo software sobre una copia de la base de datos real.

Una vez verificado su funcionamiento y realizados los últimos ajustes, se planificó la puesta en marcha, que pasaba por el etiquetado y alta de todo el stock y la formación práctica a toda la plantilla.

Finalmente, como resultado se consiguió:

– El coste total del proyecto, incluyendo coste de programación y consultoría se amortizó en el primer año mediante el ahorro de tiempo y horas extras del D. de Producción y D. de Operaciones. Esto es así, puesto que, aunque ninguno fue despedido, la empresa obtuvo el valor en forma de dedicación de horas de técnico a labores de supervisión por parte de los mismos.

– Este tiempo de supervisión en estos momentos se está dedicando a analizar los rendimientos con la ayuda de los cuadros de mando, y a mejorar los métodos para mejorar la productividad.

– La empresa ha dejado de estar en riesgo de “parálisis” frente a una posible baja del R. de Producción

– Se aumentó enormemente la fiabilidad del stock. La empresa pasó de hacer recuentos generales cada mes, con la consecuente pérdida de tiempo y capacidad, a hacer recuentos muestrales por áreas cada semana, durante los periodos de menos actividad

– La contratación de personal de almacén en el periodo mayor venta del año, ahora es mucho más fácil. Esto es así puesto que, gracias al control de stock por ubicaciones, el periodo de aprendizaje se ha reducido radicalmente.

– La fiabilidad en las entregas es prácticamente total, gracias al sistema de reservas

– El coste de cada producto se ha podido depurar gracias al seguimiento por orden, tanto de los tiempos, como de los consumos

– La trazabilidad de materiales empleados es total y fácil de realizar.