SITUACIÓN INICIAL
La empresa se dedica a la fabricación de maquinaria textil a nivel mundial. La petición de la dirección es la siguiente: tenemos problemas de fechas en los proyectos y necesito conocer la fecha de entrega de los pedidos de forma fiable. Inmediatamente pensamos en la toma de tiempos, pero cuando vimos el proceso de fabricación, vimos que eso era inviable. La cantidad de variables es inmensa y una instalación eléctrica o una comprobación de funcionamiento, no pueden estar sometidos a tiempos.
La empresa dispone de un buen ERP, pero que que únicamente sirve para la gestión de almacén, pedidos facturas, contabilidad, etc.
Tampoco se trataba pues, de buscar un sistema informático puesto que el problema estaba en el proceso. Había que estudiarlo perfectamente antes de ver una solución informática.
PROPUESTA
Analizando más profundamente el sistema de trabajo, vimos que el proceso de fabricación se podía dividir en fases. Así había una parte de montaje mecánico que se podía subdividir según el tipo de máquina, una parte de montajes eléctricos, una puesta en marcha y una instalación en el cliente.
Nuestra propuesta de trabajo era la siguiente:
Establecer más claramente las fases de trabajo y hacer históricos de tiempos. Una base de datos nos daría la suficiente información para hacer una primera planificación y ver en qué sentido continuar.
Puesto que no se disponía de ninguna información, no se podía hacer una propuesta más exacta y con ello empezamos a trabajar.
PROCESO DE TRABAJO
Se preparó un sistema informático para recoger los tiempos de trabajo de los operarios a través de tablets que se repartieron a todos los trabajadores.
Puesto que se necesitaba información de producción, al principio nuestra intervención tenía que ser muy espaciada.
Conforme se fueron obteniendo datos, se montó un sistema de planificación con las medias de los tiempos obtenidos. Así se podía conocer el plazo de entrega de cualquier máquina. Pero eso sólo era válido si todo el mundo trabajaba en una máquina, se empezaba y se acababa. Luego otra y así sucesivamente, pero la realidad era muy distinta.
Entonces se empezó a trabajar en un sistema informático que nos diera la situación real de cada fase con el tiempo previsto, el invertido y el restante. Así se podía saber la situación de cada una. Pero el reto era conocer la fecha de entrega de cada máquina.
Debido a la gran cantidad de pedidos retrasados que había, eran habituales cambios en la planificación por llamadas de clientes, imprevistos, urgencias, etc. Entonces se empezó a trabajar desde la dirección. Había que organizar a la dirección, Departamento de Ventas y coordinación con Producción. Se montó un departamento de planificación para centralizar cualquier información que afectara a producción. Era la conexión entre Comercial y Producción.
A pesar de que se trabajaba en un sistema que organizara la producción, si no se organizaba antes la dirección, el sistema fallaba. De esta forma se consiguió canalizar la información, centralizarla y así poder visualizar el estado de cada proyecto por todos los responsable de departamento.
SISTEMA INFORMÁTICO DE PLANIFICACIÓN
Habíamos llegado a un punto de inflexión. Era necesario ya un buen sistema de planificación que conectara con la información de pedidos del ERP. El sistema trabajaba de la siguiente forma:
Datos de entrada:
– Proyectos tipo con todas sus fases y tiempos estándar que se asignaron con la información que se había obtenido
– Tiempos reales de trabajo diarios
En las reuniones de planificación con dirección, ventas y producción, se asignaban prioridades a los proyectos y con ello el programa hacia una primera “planificación” dando fechas aproximadas de entrega.
Posteriormente, el responsable de planificación montaba cada proyecto con la siguiente información:
– Fecha de fin prevista según la reunión de planificación
– Operaciones del proyecto con sus tiempos, número de operarios asignados, tiempos de trabajo y fechas de inicio y fin de la operación.
– Con todo ello, el programa calculaba el tiempo total de trabajo y las fechas de inicio y fin.
– Una vez se tenían todos los proyectos, el programa daba una relación de incompatibilidades por falta de personal en días específicos. Al programar cada proyecto por separado, el programa indicaba posteriormente si a la puesta en marcha de varios proyectos al mismo tiempo, había incompatibilidades por falta de operarios. Con esta información se volvía a reprogramar hasta que no había problemas.
– Con toda esta información, el programa daba la curva de trabajo diariamente con los operarios asignados a cada máquina.
– Puesto que se disponía de la información real de trabajo, se iban viendo las desviaciones que se producían y se ajustaba la programación, además de analizar el motivo de las desviaciones.
– Conforme se acababan los proyectos, se comprobaba toda la información, se ajustaban tiempos, se analizaban resultados y se seguían en las reuniones.
RESULTADOS
Actualmente, la empresa es capaz de saber exactamente la fecha de entrega de cada máquina. Es más, ante cualquier cambio organizativo, de urgencias de clientes, etc, el sistema informático implantado es capaz de reorganizar la información y dar nuevas fechas para todos los proyectos que hay en marcha.
Incluso se montó un sistema de simulación para cuando un cliente pedía una fecha en el caso hipotético de pedir una o varias máquinas. Es decir, “qué pasaría si…”.
En general, la planificación de la producción es un tema primordial que requiere mucho esfuerzo para disponer de un sistema fiable y efectivo.
