De todos es sabido que por una puerta solo cabe uno, y que si alguien pasa primero, lo máximo a lo que pueden aspirar los demás es a ser segundo.

Pues esto es algo que muchos comerciales no acaban de entender, y que en su afán de contentar a sus clientes, se imaginan que su empresa tiene una puerta de expediciones y un sistema de fabricación con una capacidad infinita. De esta forma, transmiten continuamente mensajes de “esto tiene que salir ya”, “esto es urgente”, “este pedido tiene que salir el primero”, “mañana lo necesitan allí”…

Cuando no se consiguen los resultados prometidos a todos los clientes, al no ser “la puerta” infinita, comienzan las broncas, y la competición por ser el que consigue que sus pedidos salgan a tiempo. Esto conlleva a que pedidos que no eran en realidad urgentes, acabe siendo clasificados como tales:  “porque con este cliente no podemos quedar mal”, “mira que es el primer pedido y no quiero fallar”, “es que si quedamos bien con este pedido, hay mucho potencial”… Empiezan los codazos por conseguir posiciones de salida en “la puerta”.

De esta forma llegamos a situaciones estúpidas en las que los pedidos se dividen en:

  • Urgentes
  • Muy Urgentes
  • Muy, muy urgentes
  • “Este sí que te lo juro que es urgente”
  • “El Gerente dice que tiene que salir ya”

Y encima en este caso, cuando todo es urgente, nada lo es. Producción y expediciones acaban sacando los pedidos de acuerdo a su propia conveniencia, o de acuerdo a la persona que les está gritando en cada momento.

En las empresas en las que pasa esto, se tiene la impresión de vivir en un caos sin solución, pues cualquier gestión parece inútil. Pero esto no es así, y la solución es posible, aunque no siempre es fácil.

Lo primero es tener informatizado el stock de la empresa, y contar con un sistema de reservas para que unos pedidos no “roben” a otros. A partir de ahí hay que encontrar la forma de que el ERP de la empresa nos confirme unas fechas posibles para cada pedido según los siguientes datos:

  • Stock de producto acabado
  • Órdenes de producción y de compra en curso
  • Materias primas disponibles
  • Plazos estándar de fabricación y de recepción de materias primas

Con estas fechas en la mano, somos capaces de confirmar, o intentar negociar aplazamientos de plazos desde el mismo momento en que tomamos el pedido, pues la mejor forma de que no se generen urgencia es no comprometerse a cosas absurdas.

Por otra parte, habrá pedidos que se pueden servir incluso antes de lo habitual, ya que si hay stock, el sistema lo bloquea para el pedido en cuestión antes de que confirmemos la fecha. Y esto sin necesidad de que califiquemos el pedido como importante o urgente. A veces no se trata de dar mejor o peor plazo, sino de ser fiable en nuestros compromisos.

Además, habrá que organizar que las ordenes de producción y las colas de expedición sigan el orden adecuado para que se cumplan los plazos estándar utilizados en el cálculo de fechas.

Y sobre todo, una vez que se dispone de estas colas, si alguien necesita meter una urgencia en la programación, deberemos revisar a quien deja por detrás en la cola, y si las consecuencias nos permiten servir a tiempo el resto de pedidos. Si no es así …será decisión de comercial tomar la responsabilidad de decidir quien “pasa” primero y quien pasa segundo.

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