Uno de los mayores vicios que se dan en nuestras organizaciones es
“LA REUNIÓN”.
¿por qué? ¿cómo funcionan normalmente las reuniones?: pues a alguien se le ocurre hacer una reunión porque tiene una urgencia, llama a todo el mundo, expone sus inquietudes y a partir de ahí, empieza a hablar todo el mundo de “su libro” (pues a mí me pasa esto, pues ahora que dices eso, yo quería decir que… etc). Al final pasa el tiempo, nos hemos desahogado y no se ha solucionado nada, pero parece que hemos hecho algo, por lo menos lo estamos intentando.
Y es que, ¿a alguien se le ha ocurrido, sacar cuentas de cuanto ha costado la reunión?, porque al principio solo iban a estar el Jefe de Fábrica, el R. de Marketing y el D. Comercial, pero cada uno de ellos ha traído a un colaborador por si hace falta. además el J. de Fábrica ha estimado que hacía falta el Gerente, porque “esto hay que arreglarlo”, el cual a su vez ha arrastrado a la reunión al D. Financiero, porque tal como estamos hay que tener claro “hasta donde podemos llegar”. Total, tres horas de reunión con 8 personas, es decir 24 horas o lo que es lo mismo tres jornadas de directivo al coste.
Estaréis pensando, barato es si el problema se resuelve…pero ¿hemos salido con una solución?. La realidad cotidiana es que un alto porcentaje de las reuniones que se realizan en las empresas acaban sin resultados, es decir coste sin rentabilidad, lo cual significa un proceso del personal sin rentabilidad para la empresa. Además el mayor problema no es el coste, aun siendo muy alto, el problema es el bloqueo de las personas en cuyas manos reside el futuro de la empresa.
A algunos les extrañará leer esto, pero muchos otros estarán afirmando con la cabeza mientras piensan en el rosario de reuniones por el que han tenido que penar esta semana. Y digo penar, porque cuando esto se nos va de las manos, nos pasamos la semana de reunión en reunión, sin tiempo para trabajar, ni para pensar en los problemas que tenemos y en los que se han denunciado en estas reuniones, pero además con la amarga sensación de que “esto no se mueve”. Esto es un simple caso de “reunionitis”
La reunionitis es algo que muchos directivos saben detectar, pero que está en manos de los líderes de las organizaciones resolver. Para organizar reuniones productivas en una empresa lo primero que hay que tener claro es,
¿QUÉ NO ES UNA REUNIÓN?
Una reunión no debe de ser:
· Un sitio para compartir sentimientos ni emociones. A las reuniones hay que venir “llorado de casa”
· Una excusa para transferir responsabilidades: “yo ya lo dije”, “yo ya avisé”…
· El momento para informarse de lo que está pasando en la empresa
Esto es lo primero que el líder de la organización tiene que evitar. Y además si transmite algunas sencillas reglas (que él o ella deben ser los primeros en cumplir), los resultados llegan rápidamente. Algunas de estas reglas son:
· Quien convoca la reunión, ha de exponer claramente su objetivo, es decir “qué es lo que tenemos que decidir” y “esta es mi propuesta”, y aporta datos para que los demás los puedan estudiar a su ritmo y contrastar con los suyos
· Si alguien considera los datos como erróneos, debe aclararlos con la fuente antes de la reunión.
· La reunión debe de tener una duración limitada, si es posible una hora como máximo, y quien convoca la reunión, o quién asuma su liderazgo es el responsable de que se cumpla. Este es mejor método para que los asistentes mantengan su concentración y para que no desperdiciemos el tiempo de nadie.
· De la reunión hay que salir o con una decisión o con un programa de trabajo para poder llegar a ella en la siguiente reunión. Es decir: ¿qué hay que hacer?, ¿quién lo va a hacer?, ¿cuándo nos reunimos para tomar la decisión según los resultados?
· Si hay varias reuniones o se trata de una reunión periódica (un Comité de Dirección, por ejemplo), lo primero que hacemos es revisar lo que se ha hecho de lo que se acordó en la reunión anterior.
· Cuando alguien de la reunión rechaza la solución propuesta, debe ser constructivo y colaborar en las alternativas. Si esto no es así acabaremos en los clásicos “es que”, “pero fíjate tú los problemas que tengo yo”, “hablemos de lo mío”. Mantener esta actitud es la labor del líder de la reunión, que es quien la convoca o quién la lidera por rango de autoridad.
Si no somos capaces de seguir estas reglas las reuniones pierden su foco y acaban siendo un desperdicio de tiempo. Por tanto, es importante la labor de los líderes de la empresa manteniendo la tensión en la aplicación de estas reglas. Y, además, han de estar alerta ante las típicas “maniobras dilatorias” por parte de aquellos que le viene mal asumir decisiones que les incomodan o les atemorizan.
Aquí tenemos algunas maniobras clásicas y su “contramedida”
· Maniobra: “no tenemos bastantes datos”, “los datos están mal”, mis datos dicen otra cosa”. Contramedida: “¿y por qué no lo dijiste cuando te los enviaron? “
· Maniobra: “eso no puede estar pasando”, “lo tengo que contrastar con mi gente. Contramedida: “¿no lo comprobaste cuando se te comunicó la reunión?
· Maniobra: “yo no sabía que la reunión era para esto, no me la he preparado”. Contramedida: “ pues es lo que se esperaba de ti, la aplazamos hasta que todos la tengáis preparada, ¿cuánto tiempo necesitas?”
En fin, en la empresa hay multitud de problemas y a todos nos acucian, pero el tiempo nos come. La reunión de empresa es una de nuestras mejores herramientas, pero al igual que un cuchillo, lo podemos utilizar para algo útil como alimentarnos, o para algo tan trágico como cortarnos las venas.
Si pasa el día, nos hemos reunido veinte veces y tememos la mesa llena de papeles sin solucionar, algo está saliendo mal, pongamos un poco de cordura.