La inmensa mayoría de las empresas españolas se ha enfrentado alguna vez o se enfrenta en estos momentos a la decisión de comprar un nuevo ERP o sustituir el anterior. Lo normal es que esta decisión cause respeto y incluso temor a directivos y Gerentes. Y esto es así porque muchos han tenido malas experiencias pasadas o han tenido noticias de lo sucedido en otras empresas.
Así que quizás sea conveniente que repasemos algunos de los errores más frecuentes, para no caer en ellos.
1º error: “Empezaremos por Comercial y Administración…”.
Muchas veces los responsables de impulsar la búsqueda de un nuevo ERP son el Director Financiero, el Responsable de Administración, el Director Comercial o el propio Gerente de la empresa. Esto es así porque los cambios de legislación fiscal, o las innovaciones en la gestión de compras de la competencia hacen patente la obsolescencia del software actual.
Por eso cuando estos responsables ven el software de los proveedores candidatos y comparan con el actual, creen que han encontrado la solución, pues ven cubiertas sus necesidades actuales y mucho más…pero ¿qué tiene que decir el R. de Producción?, ¿alguien le convocó a la reunión?.
Entonces quien está impulsando el proyecto obvia las necesidades del área de Producción, sobre todo porque los proveedores de software les indican que “por supuesto, eso también lo contempla nuestro software…”. Pero hay que tener en cuenta que a diferencia de la parte administrativo contable, las necesidades del área de producción son las MENOS ESTANDAR de cualquier empresa. Y es por esto que es más difícil que cualquier software encaje con ellas. Los comerciales de las empresas de software lo saben, y no van a insistir en ello. Por eso y por el entusiasmo del momento, siempre hay alguien que propone: “podíamos empezar por Administración y Finanzas, y ya después…”.
De esta manera en muchas empresas se ha gastado casi todo el presupuesto de implantación en adaptar perfectamente la parte de Comercial y Administración y cuando se empieza con Producción surgen los problemas: “así no es como trabajamos nosotros”, hacerlo así nos atrasa…”, “pero si yo con mi EXCEL lo hago en un momento y esto no hay quien lo entienda…”. Por ello con el presupuesto restante no se puede terminar Producción, y el área se convierte en la asignatura pendiente, y en el eterno desconectado a nivel de información.
Por tanto, antes de decidir comprar un ERP, hay que asegurarse de que con éste, la gestión de producción (o el proceso de compras y gestión de la distribución en el caso de empresas distribuidoras) se puede llevar de forma fácil y a satisfacción de los responsables del área. Lo normal es que si pasa esta prueba también cumpla el requisito del resto de áreas, aunque igualmente se tendrá que investigar de forma previa a la compra.
2º error: “este ya va a ser el que necesitamos”
Ni este ni ninguno. Cada año salen al mercado nuevos tipos de software para cubrir nuevas necesidades que van apareciendo y para hacer de forma más eficiente lo que hacen los demás. El mundo de la empresa actualmente es una “carrera armamentística”, y todo está en revisión permanente: los modelos, las colecciones, los canales de distribución y de venta…y el software que lo soporta también.
Por eso es importante que tengamos claros nuestros procesos y podamos hacerlos correr con un nuevo “motor”, cuando sea necesario. En varias ocasiones he llegado como Directivo a una empresa y cuando he pedido formación en el software de la empresa he descubierto que realmente no hay nadie que sepa cómo va todo. Cada uno se maneja con su parte, “porque el chico que lo montó ya se fue de la empresa…”
Estas situaciones no solamente nos dificultan realizar el cambio cuando sea necesario, sino que acaban provocando problemas cuando intentamos cambiar las formas de trabajar sin tener en cuenta como está programado el sistema de programación de la producción, los bloqueos de clientes, o la planificación de compras, por ejemplo.
Así pues, es conveniente que documentemos los principales procesos del software, no con extremo detalle, pues para ello ya tenemos el código fuente, pero si en cuanto a las interacciones máquina-persona, y a la forma de parametrización. Esto se puede hacer usando el sistema de calidad, flujogramas independientes, o con la propia documentación del proyecto bien ordenada.
3º error: “¿y con esto mejoraremos?”
Si no aprovechamos las nuevas capacidades para optimizar nuestra forma de trabajar, la mejora será muy limitada. Un cambio de software es un buen momento para plantearnos como hacemos las cosas ahora y como nos convendría hacerlas a partir de ahora.
Y si no tenemos tiempo para hacerlo, mejor contratamos a alguien que nos ayude, ya sea en plantilla o de forma externa, porque si no estaremos perdiendo un tren que no pasa a menudo.
Muchas veces se piensa que los proveedores del software nos van a aportar la mejora por medio de la configuración del software a nuestras necesidades, y algo de verdad hay en ello. Pero realmente ellos afrontan nuestras necesidades según se las contamos.
No es lo mismo que cada usuario les diga, a estos proveedores, como quiere que su trabajo sea más cómodo, a que un responsable de proyecto les demande los objetivos que se quieren cubrir a nivel global con el nuevo software y como se quieren ajustar los procesos.
Por eso cada vez más las propias empresas de software ofrecen el estudio de los procesos como un valor añadido más y de forma separada a la venta e instalación del software. Y para ello han tenido que incluir a ingenieros de organización en sus plantillas, o a colaborar con otras empresas especializadas.