Un ERP es un programa informático que hace magia. Pero para ello hay que prepararlo.
Se puede hacer magia para el público en general o para alguien en particular
Nosotros hacemos magia a medida.
Con estas sencillas palabras, queremos dar a entender que un ERP en sí, no se adapta a nuestra empresa. Para ello se necesita un trabajo de análisis.
Pero cómo funciona un ERP
Un ERP suele tener integrada, al menos, la contabilidad y la gestión de facturación.
Cuando no se tiene informatizada la empresa, digamos que es el primer paso, pero cuando se quiere controlar, además de la administración, los departamentos de ventas, compras y pedidos de clientes, la cosa se complica.
Lo ideal es que, a partir de un pedido de cliente, el sistema trabaje de la forma más automática posible para decirnos:
– Si hay material en almacén
– Si no hay, qué es lo que falta y qué hay que comprar
– Si hay materia prima pero no producto acabado, que lance orden de fabricación
– Etc
De esta forma, se puede dar una fecha de entrega al cliente. Aunque para ello se ha de tener un control de la gestión de la producción.
Como se ve, la cosa se va complicando conforme queremos llevar mayor control.
En definitiva, un ERP es un sistema de gestión de la empresa y de comunicación a diferentes niveles. Por eso hay tantos ERPs y no hay ninguno bueno ni malo. El problema está en la adaptación a la empresa y en la posibilidad de adaptación que tenga el ERP.
Tampoco significa que un ERP barato no tenga capacidad de adaptación. Suele ser al contrario. Es mejor tener un sistema con un buen apoyo detrás y con la posibilidad de hacer todos los cambios posibles para que el sistema se adapte como un guante a la empresa.
El problema viene cuando para hacer la “magia” se confía en la empresa proveedora del ERP, pues, salvo en las empresas más grandes (y más caras), no cuentan con analistas de procesos que puedan aconsejar a la empresa sobre cómo es mejor adaptar el software a los procesos productivos y de planificación. El cliente confía en la capacidad del programa y la empresa de software confía en que el proceso de gestión de la producción que le está contando el cliente es el que le hace falta, porque ellos son quienes conocen su negocio.
Y es que adaptar el software no significa solo configurarlo y cargar los datos maestros. Se trata de decidir una nueva forma de trabajar aprovechando las nuevas capacidades, y también de “negociar” con los usuarios esta nueva forma de trabajar.
En caso contrario será cómo tener una sierra mecánica y empeñarnos en usarla como una manual. Tendremos capacidad, pero no la usaremos.